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Denn wie soll man ein zielgerichtetes und effektives Event-Konzept erstellen, wenn man nicht weiß wofür? Daher müssen diese wichtigsten Aspekte in einem Briefing beantwortet werden: Zielgruppe? Anlass? Ort? Wann? Wie lange? Budgethöhe? Welche Leistungen übernimmt wer? Desweiteren muss ein Briefing folgende Softfacts enthalten: Wie lautet die Aufgabe? Was sind die Ziele? Einbettung in Gesamtkommunikation? Gibt es Probleme? Welche Hilfen gibt es? Noch was, was man wissen sollte? Ein Rebriefing ist immer notwendig! Zum einen weil sich die Rahmenbedingungen geändert haben können oder man sich am Ende in der Idee doch nicht ganz wiederfindet. Rückfragen sind daher eigentlich normal, und sollten niemanden nerven! Zielgruppe Ein Event ist immer auf die Zielgruppe zugeschnitten! Denn ein Event-Konzept für Führungskräfte muss verständlicherweise anders sein, als eines für junge, kreative Nachwuchskräfte. Die teils kleinen Unterschiede zwischen Zielgruppen können große konzeptionelle Auswirkungen haben!
Seit der Veröffentlichung der MVStättVO 2014 ist es in der Welt: Die Betreiber von Versammlungsstätten sollen in einem Konzept erklären, welche Maßnahmen für die schnelle und geordnete Räumung der gesamten Versammlungsstätte oder einzelner Bereiche unter besonderer Berücksichtigung von Menschen mit Behinderungen vorgesehen sind. Wir erklären, wie Sie ein Räumungskonzept erstellen.
2. Die Eventbeschreibung Die Eventbeschreibung ist der Inhalt eines Businessplans. Denn genau hier, wird in der Tat versucht, das Konzept an potenzielle Investoren zu verkaufen. Achte daher darauf, so viele Details wie möglich einzubeziehen. Folgendes muss dabei in der Eventbeschreibung ansprechen: Auftrag der Mission: Beschreibe dabei das allgemeine Ziel der Veranstaltung und was vor, während und nach der Veranstaltung erreicht werden soll. Die Ziele und der Zeitplan: Beschreibe die Aufgaben, die erledigt werden müssen, wann sie erledigt werden müssen, wer sie erledigen wird und wie sie zu erledigen sind, um das Gesamtziel des Events zu erreichen. Eventprogramm: Beschreibe das Programm des Events im Detail und gebe einen Überblick über die Art von Inhalten, welche den Event-Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Zielgruppe: Teile den Investoren mit, welche Zielgruppe erreicht werden möchte ( einschließlich deiner Käuferpersönlichkeit), warum dein Event gerade sie ansprechen würde und wie sie zu vermarkten ist.
Gibt es spezielle Anreize zur Teilnahme, auf die Sie hinweisen (Nutzen, Vorzüge, Rabatte, Early Bird etc. ). Zur Teilnehmer-Kommunikation gehört auch die Information angemeldeter Teilnehmer vor, während und nach der Veranstaltung. Über welche Wege und zu welchen Zeitpunkten informieren Sie? 7 – Team Wie sieht die Projektorganisation aus? Welche Teammitglieder benötigen Sie? Wer übernimmt welche Aufgaben und Verantwortung? Stemmen Sie das Event mit eigenen Mitarbeitern oder planen Sie Externe (Projektleiter, Freelancer, Agenturen) mit ein? 8 – Budget Welche Sach- und Personalkosten entstehen? Gehen Sie bei der ersten Kostenplanung von Daumenwerten und ggf. Erfahrungswerten aus. Zu berücksichtigende Kosten sind die Locationmiete, Equipment, ggf. Standbau, Technik, Mobiliar, Medien, Catering, Kosten für die Teilnehmerkommunikation, Werbemaßnahmen, Versicherungen u. a.. Personalkosten setzen sich zusammen aus Kosten für das Eventmanagement, Dienstleister im Vorfeld und vor Ort sowie Ihr eigenes Event-Team am Veranstaltungstag.