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DOK Magazin 06/11 Geschrieben von: Christian Böhnel Bei der Digitalisierung von Dokumenten, z. B. des Posteingangs, wirft die Einführung eines entsprechenden Workflows eine Reihe von Fragen auf. Denn vor allem die manuelle Verschlagwortung von gescannten Dokumenten ist ein aufwändiges Verfahren: Jedes Dokument muss einzeln gesichtet und bewertet werden, bevor die beschreibenden Metadaten manuell erfasst werden können. Dass dies viel Zeit und Geld kostet, liegt auf der Hand. Ein weiterer, gewichtiger Nachteil dieses Verfahrens ist, dass die Qualität der erfassten Daten stark abhängig von der Motivation und der Erfahrung der am Prozess beteiligten Mitarbeiter ist. Scannen und automatische Klassifizierung von Dokumenten. Im Vergleich zur manuellen Erfassung versprechen Dokumenten-Erkennungssysteme (OCR/ICR) Verbesserungen hinsichtlich des Duchsatzes, der Qualität und insbesondere der Wirtschaftlichkeit. Vor allem auch deswegen, weil sich das Leistungsspektrum der verfügbaren Produkte in den letzten 15 Jahren deutlich ausgeweitet hat von einer rein formularorientierten hin zu einer Freiform-Erkennung von unstrukturierten Dokumenten, also einer Erkennung ohne vorherige Kenntnis von Layout und Struktur.
Optimal ist es dann natürlich, wenn Sie Ihr DMS-System mit Ihrem ERP-System verbinden. Dann laufen große Teile der Ablage und Archivierung völlig automatisch. Mit dem 365 / AX Connector for ELO haben wir ein Add-On für Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations entwickelt, das genau dies kann.
Die Erkennung von Begriffs-Varianten und Falsch-Schreibungen erfordert u. U. den Einsatz spezieller Software, mindestens aber einen hohen Trainingsaufwand für die Erkennung. Verschlagwortung von Dokumenten [IMS-Demowiki]. Unter Umständen verfälschend: Die alleinige Ausrichtung der Recherche auf die Ergebnisse der automatischen Indexierung ist dann kontraproduktiv, wenn die relevanten Dokumentations-Einheiten nicht vollständig und nicht in gleichmäßiger Indexierungs-Qualität davon erfasst werden. Des Weiteren kann sich eine mangelnde Trennschärfe bei der falschen Benutzung oder bei Mehrfachbedeutungen von Begriffen in automatisch indexierten Texten ergeben. Zur Minimierung/Eliminierung erkannter Nachteile bietet sich eine Kombination von herkömmlich ermittelten Metadaten mit Ergebnissen der automatischen Indexierung an. Beratungsleistungen Inhaltserschließung: Projekt-Planung und -Leitung Auswahl von Metadaten-Standards, Entwurf von Metadaten-Schemata und Klassifikationen Bewertung von Indexierungs-Methoden Verwandte Themen zum Komplex Automatische Indexierung/Verschlagwortung
Rezeptsammlung Bei der klassischen Ordnerstruktur wurde das Waffelrezept in drei verschiedenen Ordnern abgelegt. In Docutain wurde das Rezept nur einmal gespeichert und den Schlagwörtern "Süßes Hauptgericht", "Dessert" und "Backen" zugeordnet. Nebenkostenabrechnung Auch Belege in Vorbereitung für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung lassen sich zum Beispiel nach dem jeweiligen Mietobjekt verschlagworten. Wie genau das geht, sowie weitere nützliche Infos rund um die Nebenkostenabrechnung, lesen Sie in unserem Blogbeitrag Nebenkostenabrechnung erstellen mit Docutain. 7 Tipps für eine sinnvolle Verschlagwortung Wenn Sie Ihr persönliches Ordnungssystem mittels Tags erstellen, ist es ratsam beim Zusammenstellen Ihrer Schlagwörter Liste folgende Punkte zu beachten: Benutzen Sie in erster Linie Substantive, keine Verben Verwenden Sie Singular oder Plural. Verschlagworten von Dokumenten und Belegdaten. Z. Rezept oder Rezepte Vermeiden Sie Synonyme (z. Auto, PKW, Kfz) Nehmen Sie einschlägige Begriffe und keine Ablürzungen mit denen Sie später nichts mehr anfangen können.
Was ist unter "automatischer Indexierung" zu verstehen? Die automatische Indexierung (automatische Verschlagwortung) ist eine Methode zur Erzeugung von inhaltsbezogenen Metadaten in digitalen Dokumenten-Verwaltungs-Systemen. Bei der "normalen" manuellen Indexierung werden für eine Dokumentations-Einheit (Dokument, Akte, audiovisuelle Aufzeichnung etc. ) nach deren intellektueller Verarbeitung Schlagwörter vergeben und diese in der Regel Metadatensätzen in einer Datenbank o. ä. zugefügt. Im Falle der automatischen Indexierung hingegen wird die intellektuelle Verarbeitung des Inhalts in eine Software-Lösung ausgelagert. Dort wird durch verschiedene voreingestellte Analyse-Verfahren versucht, ein Ergebnis zu erzielen, das einer manuellen Indexierung möglichst nahe kommt. Je nach betriebenem Aufwand gestaltet sich der Abstand zu den Ergebnissen einer manuellen Indexierung sehr unterschiedlich. Vorteile der automatischen Indexierung gegenüber der manuellen Indexierung Geringer Personalaufwand: Die Bearbeitungszeit pro Dokumentations-Einheit kann sehr gering gehalten werden.
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Die Schauspielerin verriet, dass, so viel Arbeit sie auch an ihrem Äußeren verrichtet, die Arbeit an ihrem Gehirn das wichtigste von allem ist. Auch interessant: " Wir reißen uns den Arsch auf, um unseren Körper in Form zu bringen und so gut wie möglich auszusehen ", sagte sie dem Magazin. " Wir lassen uns Gesichtsbehandlungen und Botox machen und unsere Haare stylen und Strähnchen und Augenbrauen und Wimpernliftings und all diesen Kram. " " Ich möchte an meinem Inneren arbeiten. Reife frauen nackt bilderberg. Das ist der wichtigste Teil des Systems ", fügte sie hinzu. Obwohl er an einem gesunden Lebensstil arbeitet, möchte der frühere Kinderstar auch, dass die Leute nicht vergessen, dass Hilary als berühmte Schauspielerin mit einigen der besten Fotografen und Make-up-Artisten zusammenarbeitet. "Ich möchte auch, dass die Leute wissen, dass eine Make-up-Artistin [bei dem Shooting] dabei war, der meinen ganzen Körper zum Strahlen brachte und mich in die schmeichelhafteste Position brachte ", verriet sie auf Instagram.
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