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Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv verloren gehen. Sachverständige müssen Ihr Archivierungsverfahren jederzeit prüfen können. Jede Veränderung im Archivsystem bedarf eines Protokolls. Die Software muss höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiederauffindbar und reproduzierbar sein. Alle Dokumente müssen im Originalzustand und unverändert archiviert sein. Digitale archivierung der eingangspost in pa. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren. Ein Dokument darf erst nach Ablauf der gesetzlichen Archivierungsfrist gelöscht werden. Ihre Mitarbeiter müssen die zehn Basics der digitalen Archivierung kennen. Beachten Sie diese Punkte, sollte die digitale Archivierung auch für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter eine erhebliche Erleichterung der alltäglichen Arbeitsprozesse sein.
Möglichkeiten zur Archivierung von Dokumenten Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, Dokumente zu archivieren. Ein paar Ansätze für die Archivierung von Dokumenten könnten sein: Ablage von Dokumenten und Unterlagen Der Standard für viele Jahrhunderte: Rechnungen, Abrechnungen und andere Unterlagen liegen alle auf Papier vor und werden in Ordnern, Akten und Kartons aufbewahrt. Dies nimmt wertvollen Platz in Anspruch und ist anfällig für Beschädigungen und andere Risiken, abgesehen davon, dass es schwierig ist, darauf zuzugreifen und sie zu pflegen. Digitale archivierung der eingangspost 1. Scannen bei Bedarf Bei dieser hybriden Archivierungsmethode werden die Dokumente physisch in Papierform aufbewahrt und bei Bedarf digital gescannt. Dies ist zwar etwas praktischer als die Aufbewahrung in Papierform, erfordert aber immer noch physische Aufbewahrungsmöglichkeiten sowie Arbeitskräfte für das Scannen der benötigten Dokumente. Digitale Archivierung / digitale Speicherung Im Zuge der digitalen Transformation stellen Unternehmen zunehmend auf papierlose Dokumentenarchivierungssysteme um.
Nur so lässt sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern. Der fünfte Punkt, der für die digitale Archivierung besonders wichtig ist, liegt in der Sicherheit. Die von Ihnen gewählte Software muss garantieren, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage, die ein ECM-System oder DMS berücksichtigen muss. Papierdokumente digital erfassen und auslesen | edoc solutions ag. Digitale Archivierung spart Zeit und Organisationsaufwand Punkt sechs und sieben der Basics zur digitalen Archivierung betreffen die Organisation. Zum einen ist jedes Dokument zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren. Das begünstigt eine zeitnahe Verarbeitung von Dokumenten und verhindert das Anhäufen von Arbeit. Je eher ein Dokument abgelegt ist, desto weniger Arbeitszeit beansprucht es.
Legen Sie ab sofort individuell fest, welche Person Zugriff auf welche Daten haben soll. Please reload Sie können Ihre Dokumente aufteilen, kopieren, zwischenspeichern, weiterleiten, archivieren oder protokolliert löschen. Selbstverständlich können Sie auch weitere individuelle Notizen zu Ihrem Vorgang hinzufügen. Angesichts modernster Web-Technologie ist die Software von mobilen Endgeräten jederzeit aufrufbar und eine Installation auf den Endgeräten ist nicht erforderlich. Die Anwendung wird in Ihrem bereits installierten Browser (z. Internet Explorer, Mozilla, etc. ) ausgeführt. elektronischer Posteingang (z. E-Mails) Dank einer zentralen E-Mail-Adresse wie posteingang@ oder rechnungen@ können Kunden/Lieferanten Dokumente auch elektronisch zusenden. Diese werden ebenfalls in das System des digitalen Posteingangs integriert und verteilt. Gleiches gilt für Faxe. Please reload Rufen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne. Digitale archivierung der eingangspost 2018. ALEXANDER SCHULZ condecco INBOX Tagespost ab sofort professionell und webbasiert empfangen.
Und jede Menge Platz wurde auch unnötig belegt. Lösung: Unser Posteingang wird jetzt komplett von ODS digitalisiert. Die zeit- und platzraubende Bearbeitung der Briefe in unseren Büroräumen ist somit Geschichte! In persönlichen Gesprächen mit den ODS Beraterinnen und Beratern vor Ort konnten wir miteinander ein auf uns passendes Konzept erarbeiten. Das wurde in einem Testlauf erprobt und dank der engen Zusammenarbeit immer mehr verfeinert. Digitaler Posteingang - Post & Briefe digitalisieren | d.velop AG. Wir haben u. a. Kategorien definiert, nach denen nun unsere Briefe sortiert werden. Jetzt ist genau festgelegt, wie aufgeschlüsselt die jeweilige Abteilung ihre Post benötigt. Ergebnis: Dank der Digitalisierung unserer täglichen Eingangspost laufen die internen Prozesse bei uns nun wesentlich schneller und komfortabler als vorher. Zudem konnten wir auch Arbeitsabläufe, die unsere Kunden direkt betreffen, angleichen und automatisieren. Kurzum: Wir schätzen die enge Zusammenarbeit mit dem ODS Team. Durch den regelmäßigen Austausch zu Verbesserungsvorschlägen und der schnellen und unkomplizierten Umsetzung können wir den digitalen Posteingang immer weiter verbessern und auf unsere individuellen Bedürfnisse anpassen.
Das papierlose Büro – maßgeschneiderte Effizienz durch Digitalisierung monatlich kündbar schnell und einfach eingerichtet Zeit- und Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente OPTIMIEREN SIE IHRE ARBEITSABLÄUFE: DIGITALISIERUNG VON EINGANGSPOST UND RECHNUNGSEINGANG Die Digitalisierung von bestimmten Arbeitsprozessen eröffnet Ihrem Unternehmen neue Möglichkeiten zur Effektivitätssteigerung. Wir bieten die passenden Lösungen für Ihre Post und Rechnungen ohne aufwändige Prozessumstellungen in Ihrem Unternehmen. Mit dem digitalen Posteingang werden nicht nur Ihre Arbeitsabläufe im Allgemeinen schneller und effektiver, insbesondere Ihre Kommunikationswege werden kürzer und direkter. TBZ Digitale Eingangspost. Ihr Personal kann entsprechend seiner Kernkompetenz eingesetzt werden, anstatt den Posteingang oder andere Dokumente bearbeiten zu müssen. Die SAGA scannt und verarbeitet Ihre allgemeine Post einerseits und bereitet andererseits Ihre Rechnungen digital für die Buchung vor. JETZT RISIKOLOS TESTEN Wir bieten Ihnen bis zum 31.
Denn alle Dokumente werden nach dem Einscannen und der Erkennung mit einer leistungsstarken OCR im Volltext durchsuchbar gemacht. Einmal eingelesen, können sie in einem digitalen Archiv elektronisch gespeichert und sekundenschnell wiedergefunden werden. Somit kann jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter auf alle Dokumente mit nur wenigen Klicks zugreifen. Und das Beste ist: der Zugriff ist standortunabhängig möglich, egal ob vom Büro aus, in Meetings oder beim Homeoffice. Mit der digitalen Posteingangsverarbeitung schaffen Unternehmen mehr Transparenz und legen die Basis für eine einheitliche, unternehmensweite Informationslogistik. Finden statt suchen: Geschäftsrelevante Informationen sind proaktiv verfügbar, damit die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Kontext professionell handeln können. Möchten Sie mehr über die Vorteile der Umwandlung, Verarbeitung und Aufbewahrung relevanter Dokumente und Informationen erfahren? Werfen Sie einen Blick auf unser Portfolio und nehmen Sie Kontakt mit uns auf.