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Wird beziehungsweise muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden, muss dieser bei der Aufsichtsbehörde angezeigt werden (Landesbeauftragten für Datenschutz des jeweiligen Bundeslandes). 5. Verarbeitungsverzeichnis In jedem Verein und jeder Stiftung, in der die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht nur gelegentlich, sondern regelmäßig erfolgt (z. Aktualisierung der Mitgliederliste, Einzug von Mitgliedsbeiträgen etc. ) muss ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen. 6. Datenschutz verfahrensverzeichnis vereinigte. Kommunikation Jede Website, auch die eines noch so kleinen Vereins oder eine noch so kleinen Stiftung benötigt ein Sicherheitszertifikat zur Verschlüsselung. Persönliche Daten dürfen auf der Website nur veröffentlicht werden, wenn diesbezüglich eine Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt oder die Veröffentlichung im berechtigten Interesse des Vereins/der Stiftung liegt, vgl. 1 lit. f DSGVO. Hier muss allerdings sehr genau abgewogen werden, ob die Veröffentlichung wirklich wichtig für die Öffentlichkeitsarbeit ist oder ob das Interesse der betroffenen Person an der informationellen Selbstbestimmung und das Persönlichkeitsrecht überwiegen.
In Vereinen sind dies klassische Daten wie Name, Anschrift, Kontaktdaten, Kontodaten (Stammdaten) der Mitglieder, aber eben auch solche Daten, die nur über Umwege einer Person zugeordnet werden können, wie beispielsweise Fotos von Personen, die Mitgliedsnummer oder Leistungsdaten aus Wettkämpfen und Trainings. Nur Daten, die keiner Person zugeordnet werden können – z. B. Bilanzkennzahlen des Vereins, bloße Anzahl an Mitgliedern etc. – fallen nicht unter die DSGVO", erklärt der Jurist Dr. Kevin Marschall, LL. Datenschutz verfahrensverzeichnis vereinigtes. M., Geschäftsführer der GDPC GbR, einer auf Datenschutz und Datensicherheit spezialisierten Beratungsgesellschaft. 1. Vereine sind verpflichtet, ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen Marschall: "Für jede Verarbeitung personenbezogener Daten benötigt man eine Rechtsgrundlage. Das bedeutet, dass erstmal jede Datenverarbeitung verboten ist, es sei denn, die Verarbeitung ist (gesetzlich) erlaubt. " Diese zentralen Rechtsgrundlagen sind in Art. 6 DSGVO zu finden. Darunter fallen unter anderem die Einwilligung der Betroffenen, die erforderliche Datenverarbeitung zu Zwecken der Vertragsdurchführung (z. Mitgliedsverträge) oder die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. Aufbewahrung von Abrechnungen zu steuerlichen Zwecken).
Marschall empfiehlt: "Definieren Sie – je nach Größe des Vereins – personelle Zuständigkeiten für die Erstellung des Verzeichnisses und damit für die Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten. Die Person, die beispielsweise für den Betrieb und die Pflege der Vereinswebsite zuständig ist, wird diese Verarbeitungstätigkeit am besten dokumentieren können. " Hinsichtlich des Detailgrads, mit dem einzelne Verarbeitungstätigkeiten im VVT dokumentiert werden sollten, rät der Experte, "so konkret wie möglich, aber mit dem Blick auf das Wesentliche" zu arbeiten. Datenschutz und DSGVO im Verein. 2. Die Sanktionen haben zugenommen – alle Mitarbeiter sollten für das Thema sensibilisiert werden Bei der Umsetzung der DSGVO kann es immer wieder zu Fehlern kommen – meist aufgrund mangelnder Kompetenzen und Rechtsversiertheit der zuständigen Mitarbeiter. Klar ist, dass die Prüfungsdichte und Sanktionshäufigkeit von Seiten der zuständigen Aufsichtsbehörden seit Einführung der DSGVO im Jahr 2018 deutlich zugenommen hat. "Mit welchen Konsequenzen Vereine im Einzelfall rechnen müssen, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab", so Marschall.
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