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Einleitung Vor allem in Deutschland ist eine ordnungsgemäße E-Mail Archivierung nach GoBD unabdingbar. Das Gesetz trat zu Beginn 2017 in Kraft und ist seitdem für alle Unternehmer, welche z. B. Rechnungen und Auftragsbestätigungen per E-Mail verschicken Pflicht. Das Archiv muss dazu immer erreichbar sein, eine Manipulation "unmöglich" sein, sowie sollte ein Datenverlust ausgeschlossen werden. Office 365 bietet mit der Journaling-Funktion eine sehr einfache und vor allem kostengünstige Möglichkeit. Office 365 archivierung good life. Ein Journal-Postfach ist im Grunde genommen nur ein Postfach, welches alle gesendeten und empfangenen E-Mails in Kopie erhält (andere Einstellungen z. Benutzer oder Gruppen abhängig ist ebenfalls möglich, aber für eine Archivierung nach GoBD nicht sinnvoll) und dort speichert. Natürlich ist das Postfach an sich noch keine GoBD konforme Lösung. Zum Archivieren kann man dann eine entsprechende Appliance wie MailStore einsetzen, diese bieten wir ebenfalls in einer gehosteten Lösung in einem deutschen Rechenzentrum an.
Verschlüsselung AtRest Die Verschlüsselung AtRest ist in den Azure Rechenzentren über die Office 365 gehostet und betrieben wird verschlüsselt. Als Technologie wird Bitlocker eingesetzt. Diese Technologie ist erprobt und wird auch bei vielen Unternehmen zur Verschlüsselung von Festplatten von Clients zu Servern zu mobilen Geräten (Windows) eingesetzt. InTransit Wenn Daten hin und her zwischen den Nutzern und dem Rechenzentren gesetzt werden wird die TLS 1. 2 Verschlüsselung mit 256bit Schlüsseln eingesetzt. Zugriff Es besteht je nach Produkt ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem, welches sowohl von Azure AD ausgeht, als auch auf das Berechtigungssystem von SharePoint eingeht und mit ExchangeOnline arbeitet. Dazu kommen aktuell noch getrennt, aber mehr zusammenwachsende System von z. Microsoft 365 - Exchange Lizensierung - Archivierung nach GoBD. Yammer (Zukauf). Fort-Knox-Prinzip Zusätzlich zu der grundsätzlichen Verschlüsselung der Festplatten und des Transitweges besitzt der Speicher das Fort-Knox-Prinzip. In diesem werden Daten in mehreren mindestens 3 Teile (min.
Bewerber schicken Ihre Bewerbungsdaten heutzutage fast ausschließlich per Mail. Die personenbezogenen Daten liegen im entsprechenden E-Mail-Postfach des jeweiligen Unternehmens. Aufgrund des Klagerecht bei Ablehnung eines Bewerbers sowie dem Zeitraum einer möglichen anschließenden Klage gemäß § 61 Abs. 1 ArbGG i. V. Office 365 archivierung gobd all in one. m. § 15 AGG¹ wird ein Richtwert von insgesamt sechs Monaten für die Speiche-rung von Bewerberdaten als angebracht angesehen. Danach sollten die Daten gelöscht werden. Für den Bereich E-Mail setzt ein Job diese Löschfrist automatisch für NetGovern Archive sowie Exchange / Office 365 um.
Bei umfangreicheren Ausfällen wird Geschäftskontinuitätsmanagement initiiert. Verfügbarkeit von Funktionen Informationen zum Anzeigen der Verfügbarkeit von Funktionen über Pläne, eigenständige Optionen und lokale Lösungen hinweg finden Sie unter Exchange Online-Archivierung Dienstbeschreibung.
Eine bloße Ablage in einem Dateisystem genügt nicht. Die elektronische Archivierung muss die Unveränderbarkeit sowie Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit der Dokumente sicherstellen. Finden Veränderungen statt, müssen diese protokolliert werden. Durch den Archivierungsvorgang dürfen zudem keine Verkleinerung der Datenmengen erfolgen. Es muss gewährleistet werden, dass Hard- und Software durch Sicherheitsmaßnahmen vor Angriffen geschützt sind. In Datenverarbeitungssystemen erzeugte Dokumente sowie elektronische Handels- und Geschäftsbriefe sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Beispielsweise muss eine Rechnung in Form einer PDF-Datei auch als PDF-Datei aufbewahrt werden. Office 365 archivierung gobd learning. Soweit eine Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format erfolgt, sind grundsätzlich beide Versionen aufzubewahren. Ausnahmen können gegebenenfalls bei ausreichender und sicherer Konvertierung, Dokumentation und Verknüpfung mit dem jeweiligen Geschäftsvorfall zulässig sein.
Ein klassisches Backup von Dateien ist in diesem System laut Microsoft nicht benötigt, da das Ziel eines Backups, die Wiederherstellung von Dateien zum reibungslosen Betriebsablauf nicht beim Kunden benötigt wird, da dies durch Microsoft im Hintergrund erbracht wird. Sie garantieren eine SLA (Verfügbarkeit) und der Kunde nutzt den Dienst entsprechend. Microsoft 365 - Archivierung und Backup im Überblick - RaKöllner. Jedoch wird ein weiteres Ziel, welches ein Backup verfolgt, durch Werkzeuge abgesichert. Es kann sein, dass eine Datei beim Sync oder während der Nutzung nicht mehr verfügbar ist oder auch unbeabsichtigt gelöscht wurde. Für diese Fälle wurden Funktionserweiterungen erstellt, so zum Beispiel im OneDrive for Business. Hier können Nutzer selbstständig 30 Tage zurück alle Dateien in ihren detaillierten Änderungen wiederherstellen. Ebenso gibt es die Möglichkeit Papierkörbe im SharePoint einzurichten, um Dateien wiederherzustellen oder in Exchange Online besteht ein drei stufiger Papierkorb, so dass im Zweifel der Admin die Datei wiederherstellen kann.
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