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Compliance-konforme Aufbewahrung E-Mail-Archivierung – ein Leitfaden für IT-Entscheider Die E-Mail gilt in Unternehmen als wichtigstes Kommunikationsmittel, um geschäftliche Informationen und Dokumente auszutauschen. Sämtliche Informationen, die sich im E-Mail-Bestand ansammeln, verbleiben in der Regel jedoch in den Postfächern der Mitarbeiter und werden nicht zentral gesichert. Aufbewahrungspflichten, Management und Verfügbarkeit dieses Wissens stellen daher eine große Herausforderung für die IT-Abteilung dar. E-Mail-Archivierungslösungen können hier Abhilfe schaffen. Anbieter zum Thema Die richtige Archivierung elektronischer Post stellt IT-Abteilungen vor Herausforderungen. Entsprechende Software-Lösungen schaffen Abhilfe. (Bild: gemeinfrei / Pixabay) E-Mail-Systeme sind in der Regel nicht für die langfristige Aufbewahrung und Verwaltung großer Datenmengen ausgelegt. 078738997 – Bewertungen: 10 (Negativ: 1) - Wer ruft an? +4978738997 | WERRUFT.INFO. Doch ist der überwiegende Teil deutscher Unternehmen laut den GoBD ("Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") dazu verpflichtet, E-Mails einschließlich ihrer Dateianhänge über bestimmte Zeiträume hinweg aufzubewahren.
Bei der Postfacharchivierung wird die von den Mitarbeitern in ihrem Client angelegte Ordnerstruktur inklusive aller vorhandenen E-Mails samt Dateianhänge archiviert. IT-Admins konfigurieren, welche E-Mails (samt Anhängen) zu welchem Zeitpunkt und in welchen Intervallen automatisch aus den Postfächern in das eingerichtete Archiv kopiert werden. Rechnungsstelle online payment email contact. Die Konfiguration der Archivierung hängt dabei von den Zielen ab, die ein Unternehmen mit der E-Mail-Archivierung verfolgt. Man unterscheidet im Wesentlichen zwischen zwei verschiedenen strategischen Ansätzen. Bei der sogenannten Journalarchivierung werden E-Mails noch vor der Zustellung an den Empfänger archiviert. Dieses Vorgehen soll die Vollständigkeit und Revisionssicherheit der E-Mail-Kommunikation gewährleisten – selbst wenn Mitarbeiter willentlich oder versehentlich ihr gesamtes Postfach manuell leeren und die Nachrichten unwiederbringlich löschen. Dadurch ist die Journalarchivierung besonders relevant hinsichtlich steuer- und handelsrechtlicher Anforderungen.
Außerdem kann es vorkommen, dass das Backup-System je nach Konfiguration ältere Backups durch eine neue Kopie überschreibt, um Speicherplatz zu sparen. Der alleinige Einsatz von Backup-Systemen geht immer mit einem potenziellen Verlust von relevanten E-Mails einher und entspricht demnach nicht den Anforderungen einer professionellen, revisionssicheren E-Mail-Aufbewahrung. Mypass-Login mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen | ComputerBase Forum. Ein Backup stellt keinen Ersatz für E-Mail-Archivierung dar, sondern sollte komplementär zu dieser eingesetzt werden. Vorteile, die sich durch E-Mail-Archivierung ergeben Das Ziel einer guten E-Mail-Archivierungslösung ist die langfristige, vollständige, jederzeit verfügbare sowie manipulationssichere Aufbewahrung von E-Mail-Korrespondenzen. Zudem sollte sie datenschutzkonform erfolgen. Die E-Mail-Archivierungslösung fungiert dabei als Erweiterung zum bestehenden E-Mail-System. Dabei stehen verschiedene Archivierungsarten zur Verfügung: Im Rahmen der Journalarchivierung legt die Lösung Kopien aller ein- und ausgehenden E-Mails in einem zentralen Speicher ab.
40 Stunden) andauernde Abschlusslehrgang dient der Vorbereitung auf die staatliche Abschlussprüfung. Die staatliche Abschlussprüfung besteht aus einem schriftlichen, einem fachpraktischen und einem mündlichen Teil. Rechnungsstelle online payment email registration login. Kosten Theoretische-praktische Ausbildung (240 Stunden) 1. 800, 00 €/Person Praktische Ausbildung in der Klinik (80 Stunden à 60 Minuten) 300, 00 €/Person Abschlusslehrgang (40 Stunden) Staatliche Abschlussprüfungen 400, 00 €/Person Prüfungsgebühr des Nds. Ministeriums für Inneres und Sport 45, 00 €/Person Gesamtkosten 2. 845, 00 €/Person Downloads Ausbildung 2022
Daraus folgt auch, dass das IT-Helpdesk seltener kontaktiert und somit entlastet wird. E-Mail-Archivierung zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben Im Rahmen der E-Mail-Archivierung muss auch die datenschutzkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der DSGVO berücksichtigt werden – von der Erhebung der Daten über die Speicherung bis hin zum Zugriff und der Löschung. Rechnungsstelle online payment email code. Im Falle eines datenschutzrechtlichen Verstoßes drohen Unternehmen hohe Bußgelder. Die im Rahmen der E-Mail-Archivierung besonders relevanten Artikel der DSGVO sind die Artikel 5 ("Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten"), 15 ("Recht auf Auskunft"), 17 ("Recht auf Löschung"), 20 ("Recht auf Datenübertragbarkeit") sowie 21 ("Recht auf Widerspruch"). Mithilfe verschiedener Funktionen ermöglicht eine Archivierungslösung die DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten. Leistungsstarke Suchfunktionen helfen dabei, das E-Mail-Archiv effizient zu durchsuchen und Kunden sowie Mitarbeitern die geforderten Auskünfte erteilen zu können.
Die Postfacharchivierung hingegen ist vor allem für Unternehmen interessant, die ihren E‑Mail-Server entlasten und die Ordnerstrukturen der E-Mail-Postfächer im Archiv beibehalten wollen. Über definierte Löschregeln lässt sich festlegen, ob und wann die E-Mails nach der Archivierung vom E-Mail-Server gelöscht werden. Auch eine Kombination von Journalarchivierung und Postfacharchivierung ist möglich, um von den Vorteilen beider Methoden zu profitieren. Grundsätzlich sollte eine leistungsfähige E-Mail-Archivierungslösung auf die Speicherung und Verwaltung sehr großer Datenmengen ausgelegt sein. Darüber hinaus kann durch den Einsatz von Löschregeln das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server konstant niedrig gehalten werden. E-Mail-Archivierung – ein Leitfaden für IT-Entscheider. Der E-Mail-Server wird dadurch entlastet. Die Archivierungslösung sollte zudem über eine Self-Service-Funktion in Form einer effektiven Volltextsuche verfügen, mit deren Hilfe vor allem Anwender und Auditoren das Archiv eigenständig durchsuchen und E-Mails wiederherstellen können.