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Erstellung elektronischer Belege: Bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen muss sichergestellt sein, dass jeder Geschäftsvorfall genau einmal erfasst und berechnet wird. Es darf also nicht zum Nichterfassen oder Mehrfacherfassen von Geschäftsvorfällen kommen. Danach beginnt ebenso wie bei elektronisch erhaltenen Rechnungen die Archivierung. Elektronische Rechnungsstellung und Verfahrensdokumentation / 3.3 Musterverfahrensdokumentation | Haufe Finance Office Premium | Finance | Haufe. Hinweis: Nutzung von Office-Anwendung als Schreibmaschine Werden Rechnungen mittels einer Maske in einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation erstellt und ausgedruckt und wird die Maske sodann zur Erstellung der nächsten Rechnung verwendet, ohne dass eine Speicherung erfolgt, liegen keine elektronischen Belege, sondern Papierbelege vor.
Des Weiteren müssen die Auflösungen und Dateiformate etc. näher beschrieben sein. Werden die papierhaften Eingangsrechnungen nicht digitalisiert, sondern im papierhaften Original weiterverarbeitet und archiviert, sind analog dazu Beteiligte und Verfahren zu dokumentieren. Im Kontext des Rechnungseingangs spielt das sogenannte innerbetriebliche Kontrollverfahren (IKS) eine tragende Rolle. Muster verfahrensdokumentation elektronische rechnung saarland. Es soll sicherstellen, dass die Vorschriften einer ordnungsgemäßen Buchführung im Unternehmen auch tatsächlich eingehalten werden. Dazu zählen unter anderem Plausibilitätsprüfungen, anhand derer unvollständige bzw. fehlerhafte Angaben in Eingangsrechnungen identifiziert werden. Wie dann mit derartigen Rechnungen im Unternehmen umgegangen wird, ist ebenfalls näher in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Bargeldkassen bzw. Kassensystemen Neben den genannten Verfahren in der Rechnungsabwicklung muss auch der Umgang mit Bargeldkassen bzw. Kassensystemen, wie Registrierkassen oder Taxameter, innerhalb einer solchen Dokumentation erläutert sein.
Das hat den großen Vorteil, dass bei Prozessänderungen nicht die komplette Dokumentation überarbeitet werden muss, sondern lediglich die entsprechende Teildokumentation. Es ist im Unternehmensalltag für die Prozessbeteiligten deutlich transparenter, besser handhabbar und weniger fehleranfällig, wenn sie sich nur auf ihren Teil der Verfahrensdokumentation in Form eines separaten Dokuments konzentrieren müssen und nicht am Gesamtdokument arbeiten. Muster verfahrensdokumentation elektronische rechnung 2020. Somit lässt sich sowohl die Aktualität als auch die Versionierung der Teildokumente sowie der Gesamtdokumentation besser sichersicherstellen. Die Aufbewahrungsfrist der Dokumente richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Rechnungsbelege, deren Umgang damit beschrieben wird.