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Gibt es Nachteile, die digitale Archivierung mit sich bringt? Edward Snowden hat nicht nur die Welt über NSA-Machenschaften sondern auch seine Vorgesetzten über die Risiken der elektronischen Archivierung aufgeklärt. Bei digitaler Archivierung in der Cloud müssen Sie neben Einsichts- und Kopierrechten außerdem auch sicherstellen, dass Ihre elektronisch archivierten Unterlagen in 30 Jahren noch gelesen werden können. Dazu hilft es unter Anderem, Dokumente im richtigen Format (wie PDF/A) und auf zukunftssicheren Medien zu speichern. Digitales Archiv / elektronisches Archiv: Risiken?. In diesem Blogbeitrag lernen Sie alles über Risiken und Nachteile der digitalen Archivierung. Digitale Langzeitarchivierung: Die richtigen Speichermedien Es ist gar nicht so einfach, das passende Medium zur Speicherung digitaler Archive zu finden. Denn heutige Datenträger haben verhältnismäßig kurze Lebensdauern, wenn man sie z. B. mit altbewährten Keramiktafeln vergleicht. Hier liegen die Lebensdauern einiger verbreiteter Alternativen laut Wikipedia bei nur rund 10-30 Jahren für magnetische und bis zu 50 Jahren für optische Medien wie eine Blu-Ray Disc.
Abhilfe gegen drohenden Datenverlust durch Technikfortschritt bei digitaler Archivierung Selbst wenn man bei der ersten Speicherung der Daten ein Langzeitarchivierungsformat gewählt hat, müssen die Daten von Zeit zu Zeit auf frische Speichermedien überführt werden, um 100% Data Corruption auszuschließen. Eine leichtere Datenmigration ist mit Datenmigrationssoftware möglich. Heise online stellt eine Menge solcher Migrationsprogramme für elektronische Archive auf ihrer Webseite vor. Um ältere Daten risikolos zu handhaben und/oder zu migrieren, kann man sich virtueller Maschinen bedienen, die auf moderner Hardware laufen und historische Programme und Betriebssysteme nachahmen ( Daten-Emulation). Vor und nachteile digitale archivierung youtube. Solche virtuellen Maschinen können mit kostenlosen Tools erstellt werden, die sogar quelloffen vorliegen - VirtualBox ist so ein Beispiel. Natürlich ist manche alte Hardware nicht eingeschlossen. Ein Laufwerk für Floppy-Disks aus den 90er Jahren oder ein ZIP-Drive aus den 2000ern ist heute nur noch mit Mühe aufzutreiben.
Durch das Speichern einer ganzen Ordnerstruktur in einem verschlüsselten Volumen kann sich jedoch auch das Risiko eines " Bit Rot " erhöhen. Beim Bit Rot führt ein einzelnes defektes Bit in einer viele Giga- oder Terabyte großen Datei zum Verlust sämtlicher Daten. Natürlich würden Sie wahrscheinlich in Ihrer täglichen Büropraxis keine so großen Dateicontainer anlegen. Es macht meist keinen Sinn, ausnahmslos alle im Unternehmen anfallenden Daten verschlüsselt zu speichern, zumal auch der Schutz der Passwörter nicht immer leicht ist. Lieber investieren Sie in eine gute IT Security. Vorteile digitaler Archivierung | Blog. Hilfreich ist auf jeden Fall, immer ein bisschen Speicherplatz freizulassen. Einfach die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Archivierungspflichten im Auge behalten und nur was notwendig ist archivieren. So reduziert sich die Datenmenge und neben dem administrativen Aufwand sinkt wegen der geringeren Dateidichte auch das Risiko eines Datenverlustes. Eine Dokumenten-Transportbox aus Metall, abschließbar. Auch digitale Archive sollten maximal geschützt werden.
Wer kennt es nicht? Papierdokumente wie Rechnungen, Verträge und Belege flattern regelmäßig ins Haus und müssen aufbewahrt werden. Im besten Fall erfolgt die Archivierung durch Abheften und Sortieren in Aktenordnern. Im schlechtesten Fall landen die Dokumente einfach im Schuhkarton. Über die Jahre sammelt sich so einiges an Papier an. Regale im Keller oder Arbeitszimmer füllen sich. Aber gedruckte Dokumente sind ja noch nicht alles. Einige Unternehmen senden Rechnungen, Vertragsänderungen etc. per E-Mail zu oder stellen diese ihren Kunden in einem Portal bereit. Was nun? Ausdrucken und abheften? Im Portal oder im E-Mail-Posteingang "liegen" lassen? Oder ein zweites Archiv digital aufbauen? Die unterschiedlichen Kommunikationskanäle machen es den Benutzern bei einer einheitlichen Langzeitarchivierung nicht einfach. Chancen digitaler Verwaltung: Die E-Akte - POLYAS. Das Genie beherrscht das Chaos! Und was machen die anderen? Die herkömmliche Art der Aktenverwaltung kostet Zeit und Geld. Wer türmende Papierberge verhindern will, sortiert seine zugestellten Dokumente sorgfältig in Ordnern.
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