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❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema " Büroorganisation ": Auch im privaten Bereich fallen zahlreiche Dokumente an, die aufbewahrt werden müssen. Während es für Unternehmen vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen gibt, gelten diese für Privatpersonen nicht bzw. nur in Ausnahmefällen wie z. B. im Zusammenhang mit Handwerkerrechnungen. Vom Magazin Immobilien-Insider wurde ich zum Thema Ablage für private Dokumente interviewt. Im Folgenden meine Tipps aus dem Interview nochmals in kompakter Form. Ablage nach System Eine übersichtliche, nachvollziehbare Ablage erleichtert das Ordnen und natürlich auch Wiederfinden von Dokumenten. Deshalb ist ein klares System auch für die private Ablage essenziell. Ordnerstruktur register für private unterlagen magazine. Bewährt hat sich eine Ablage nach Sachgebieten. Ich nutze beispielsweise folgende Unterteilung: Auto, Bank, Gebrauchsanleitungen, Haus, Rechnungen, Urkunden, Verträge, Versicherungen. Die Dokumente in der jeweiligen Sachgruppe werden chronologisch abgelegt.
Von jedem Hauptordner zweigen nun die entsprechenden Unterordner ab. Wenn erforderlich, gibt es noch Unterunterordner. Mehr als drei Ordnerebenen sich allerdings nicht effizient, denn Sie sollten jedes Dokument mit maximal drei Klicks erreichen können. Eine entsprechende Mind-Map können Sie auch ganz leicht digital mit OneNote erstellen. Das zeige ich Ihnen in meinem Beitrag: Tipps für OneNote: Mind-Map erstellen und gemeinsam bearbeiten. Überlegen Sie gemeinsam mit dem Team, wie die Ordnerstruktur aussehen sollte. 4. Ordnerstruktur register für private unterlagen online. Schritt zur einheitlichen Ordnerstruktur: Erstellen Sie den digitalen Ablageverlauf Jetzt übertragen Sie entsprechend der Mind-Map die neue Struktur in ein Unterverzeichnis auf Ihren Computer. Listen Sie zunächst die Hauptordner auf und wählen Sie klare Benennungen, die jeder sofort nachvollziehen kann. Jetzt legen Sie die entsprechenden Unterordner auf Ebene zwei und eventuell Ebene drei an. Benennen Sie Ihre Ordner zusätzlich mit den Zahlen ab 01 bis maximal 10. Mehr Ordner sollten Sie aufgrund der Übersichtlichkeit vermeiden.
Einige »private« Dokumente müssen sogar noch länger aufgehoben werden. 9. Automatisierung und der Eingangs-Ordner Sowohl geschäftlich als auch privat laufen eine Vielzahl von neuen Dokumenten auf, die auch nachträglich noch in die richtige Ordnerstruktur gebracht werden müssen. So landen beispielsweise Rechnungen vom Online-Kauf im E-Mail-Programm, die dann erstmal im Download-Ordner abgespeichert werden. Hier kannst Du mit einem kleinen Tool das Einordnen automatisieren: So ist es möglich, Dateien automatisch mit einem Datum zu versehen und in den richtigen Ordner zu schieben. Auch die Löschung von Daten nach einer bestimmten Zeit kann über eine solche Software gelöst werden. Beim Einordnen kann es aber manchmal vorkommen, dass Du die Daten noch einmal überprüfen musst. Serviceportal Zuständigkeitsfinder. Außerdem ist es nicht immer möglich, den genauen Unterordner automatisch zu erwischen. Meiner Erfahrung nach hat es sich bewährt, in bestimmten Fällen noch einen zusätzlichen Eingangs-Ordner als Unterordner verschiedener Bereiche anzulegen und die neuen Dateien erst einmal dort hinein zu kopieren.