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Digitale Möglichkeiten der Verwaltung und die E-Akte sind schon seit Längerem ein Thema, das Behörden, Bürger und Politik gleichermaßen beschäftigt. Da Dokumente heutzutage in immer größerem Umfang und schneller erzeugt werden müssen, ist es wichtig Verwaltungsprozesse zu modernisieren. Hierbei sind vor allem dezentrale Zugangsmöglichkeiten und flexible Zugriffszeiten von großer Bedeutung. E-Akten würden diese Anforderungen erfüllen, dennoch ist ihre Einführung umstritten. Doch kann man der E-Verwaltung im Zeitalter der Digitalisierung noch entgehen? Was ist eine E-Akte? Die E-Akte ist im Prinzip nichts anderes als die digitale Speicherung der Daten einer bestimmten Papierakte. Vor und nachteile digitale archivierung die. In ihr werden also wie in einer klassischen Akte sachlich zusammenhörige oder verfahrenstechnisch ähnliche Dokumente elektronisch gespeichert. Auch hinsichtlich ihrer Struktur sind E-Akten den Papierakten ähnlich. So finden sich auch in der elektronischen Form Aktendeckblätter oder Register. Allerdings ist das Wissen sowie der Zugriff auf die Akte durch das digitale Archivierungssystem nicht mehr personengebunden, sondern allgemein nutz- und einsehbar.
Eine Studie der TU Wien bietet schön zusammengefasst Lösungen für den Schutz der immensen Datenmengen von Digitalfotografen, die auch Ihnen nützen können. Fotografen produzieren eine Menge Daten, auf die Kunden mitunter nach Jahren noch gerne Zugriff - sprich digitale Abzüge - bestellen können. Da ist ein cleveres Konzept für digitale Archivierung unerlässlich. Die Studie erwähnt auch die beliebte RAID Technik ( R edundant A rray of I ndependent D isks), wodurch Information physisch zwischen mehreren Festplatten gespiegelt wird und defekte Festplatten einfach ausgetauscht werden. Geschützt in die digitale Archivierung einsteigen: Sicherheitskonzepte gegen Datenmissbrauch Digitale Akten können nur allzu leicht kopiert und verbreitet werden. Digitales Archiv / elektronisches Archiv: Risiken?. Dagegen helfen nur sichere Zugangskonzepte. Die Produkte von DOCU BYTE sind hier bereits bestens ausgerüstet und bringen alle nötigen Werkzeuge für wirksame Zugangsbeschränkungen gleich mit. Bei erhöhtem Bedarf an Datensicherheit setzen Sie am besten zusätzlich auf aktuelle Verschlüsselungssysteme wie beispielsweise das Gratis-Tool Truecrypt.
Daher muss eine andere Lösung her – die digitale Archivierung über einen Cloud Speicher oder ein Datenträger bei Ihnen zu Hause. Auch hier gibt es diverse Vor- und Nachteile für beide Lösungen. Wenn man nicht IT-affin ist, wird man sich mit einer professionellen Lösung zu Hause – wir sprechen jetzt nicht über eine Archivierung mittels USB-Stick – nicht so anfreunden können. Leichter tun Sie sich da mit einer Online-Lösung. Klasse, wenn der digitale Briefkasten auch archivieren kann Das Thema Archivierung an sich kann schon sehr komplex sein. Damit wir Ihnen die digitale Archivierung so einfach wie möglich machen, haben wir bereits ein Archiv in den bitkasten integriert. Für uns war dies eine logische Folge. Vor und nachteile digitale archivierung 1. Wenn Briefpost elektronisch in einem digitalen Briefkasten empfangen wird, dann sollte diese auch direkt archiviert werden können – ganz, ohne den Briefkasten zu verlassen. Die Kombination bitkasten und das integrierte Archiv bieten noch viel mehr Vorteile. Wir speichern Daten ausschließlich in unserem sicheren Langzeitarchiv.
Sie lieben es, Dokumente mit Anmerkungen, Post-It oder Textmarkierungen zu versehen? Darauf müssen Sie auch bei einer elektronischen Dokumentenablage nicht verzichten. Auch Textschwärzungen und Textdurchstreichungen sind kein Problem. So können Sie wie gewohnt wichtige Anmerkungen auf jedem beliebigen Dokument aufbringen. Sollten Sie es mit Ihrer Kreativität doch einmal übertreiben, können Anmerkungen jederzeit wieder ausgeblendet werden. Auch lässt sich bei jeder Weitergabe von Dokumenten entscheiden, ob die Anmerkungen auf dem Dokument verbleiben oder entfernt werden sollen. 8. Dank elektronischer Dokumentenablage haben Sie wieder den richtigen Fokus. Viele kleine alltägliche, aber durch eine digitale Ablage nun überflüssige Aufgaben verschwinden. 10 Vorteile der elektronischen Ablage von Dokumenten | AMAGNO. Das bedeutet für jeden einzelnen Mitarbeiter einen enormen Zeitgewinn. Diese wertvolle Arbeitszeit können Sie in wichtigere Aufgaben investieren und sich somit wieder auf Ihre Kerntätigkeiten fokussieren. 9. Der Steuerberater muss nie mehr auf seine Daten warten.